9 stappen om een
visual template te ontwerpen


Geschreven op 16-01-2017 in categorie Weblog

Naar de toekomst varen doe je samen, maar hoe? Je kunt brainstormen over nieuwe producten, lang vergaderen of kiezen voor de leuke en speelse aanpak: met visual templates. Want met een goede template breng je samen de toekomst gelijk in beeld. 

Wat is een visual template?

Een poster, die je met elkaar invult. Soms met post-its, soms met tekeningen. Zoals het voorbeeld hieronder waar we het workshopproces vormgeven aan de hand van de vragen wie, wat, waarom, etc.

visual-template

Zoals je ziet is een template groot van formaat. Dat is vooral handig als je met een grote groep aan de slag gaat. Maar je kunt ook voor A4 formaat kiezen, zoals bijvoorbeeld het Business Model Canvas.

Waarom gebruik je een visual template?

Vier redenen:

  • Het vergroot de denkcapaciteit.
  • Om nieuwe ideeën te genereren.
  • Iedereen in de groep wordt gehoord.
  • Je hebt direct notulen van de meeting.

1. Vergroten van de denkcapaciteit
Een template gebruik je om in te vullen. Daardoor hoef je een idee niet te onthouden, je zet ze letterlijk op papier vanuit je hoofd. Dit zorgt voor ruimte en rust in je hoofd. Je kunt dan dieper nadenken. In plaats van denken aan het idee, denk je na over nieuwe invalshoeken, wat er ontbreekt en hoe alles met elkaar verbonden is (of niet).

Omdat het op papier staat en zichtbaar is, hoef je het niet te onthouden, en kun je je brein gebruiken om na te denken.

2. Nieuwe ideeën genereren
Door de ruimte die je in het brein schept, ontstaan er ook nieuwe ideeën. Je onbewuste brein heeft namelijk de ruimte nodig heeft om op nieuwe ideeën te komen. En omdat je het zichtbaar maakt, ontstaat er kruisbestuiving. Je collega ziet iets waar hij op doordenkt en aanvult, waardoor meer creativiteit mogelijk is. Je combineert letterlijk ideeën met elkaar.

3. Iedereen krijgt een stem
Brainstormen is niet nieuw. Maar meestal doe je dit pratend en met post-its. Dat is vooral handig voor mensen met een snel brein en die welbespraakt zijn. Door het visueel te maken en de tijd te nemen, krijgt iedereen een stem.

Daardoor wordt het geheel rijker, omdat iedereen kan bijdragen. En tegelijkertijd zorgt het ook voor meer draagvlak, omdat iedereen betrokken is.

4. Visuele notulen
Tijdens je sessie verandert de lege visual template in een gevulde poster. Het bewijsstuk van de meeting en gelijk de notulen. Want als je dit er volgende keer bij pakt, dan is dat het startpunt. Dat scheelt weer een uur vergaderen over dezelfde punten.

Klinkt goed, maar zijn er ook nog nadelen?

Ja.

  • In sommige organisaties is het (nog) vreemd om visueel te werken, waardoor het weerstand kan opleveren. “We gaan toch niet tekenen?!” is dan vaak de opmerking.
  • Niet elke bijeenkomst leent zich voor een visual template. Bij heel formele vergaderingen, zoals een algemene ledenvergadering, is praten vaak effectiever.
  • In digitale meetings is het gebruik van visual templates nog lastig. De technologie is vaak de beperkende factor, waardoor het niet lekker werkt.

Komt één van deze belemmeringen bij jouw groep voor? Dan is het misschien geen handig middel (maar je kunt het altijd proberen!).

5 voorbeelden van visual templates

Om je een beeld te geven van templates, volgen hier 5 voorbeelden.

5x Why template

Waarom doen we iets? Waarom gaat iets fout? Waarom doen we wat we doen? Met de 5x why template ontdek je de echte oorzaak. Of de vraag achter de vraag.

5xwhy

  • Vraag de groep: Waarom [thema….]
  • Laat iedereen post-its plakken op vakje 1
  • Bepaal samen een conclusie van vakje 1
  • Vraag daarna: Waarom [conclusie 1]
  • En laat iedereen weer post-its plakken op vakje 2
  • Ga zo door tot vakje 5.
  • Zo kom op onderliggende laag van het probleem. Vervolgens bepaal je acties met de gehele groep.

7 Questions template

Elk project bestaat uit verschillende elementen. Die ontdek je met de 7 questions template.

7questions

  • Beantwoord alle vragen met de gehele groep
  • Begin bij de vraag wat en ga dan met de klok mee om af te sluiten bij waarom
  • Ook hier kun je post-its gebruiken. Maar je kan ook schrijven / tekenen in elk vakje.

Bridge the gap

De meeste meetings gaan over het welbekende thema. We staan op plek A. We willen naar plek B. Maar er is nog een gat te overbruggen. Hoe pakken we dat aan?

bridgethegap

  • Pak je post-its en:
  • Bepaal samen waar jullie naar toe willen
  • Bepaal samen waar jullie nu staan
  • Bepaal samen wat de risico’s / obstakels zijn
  • Brainstorm samen over de oplossingen voor de risico’s

Evaluatie template

Met de evaluatie template, evalueer je een project of training. Dat doe je aan de hand van vier vragen: Welke ideeën heb je gekregen? Welke lessen heb je geleerd? Wat ging er goed? Wat kan er beter? Plak post-its in de vlakken.

evaluation

Storyboard template

Ieder verhaal heeft zes bouwstenen. De storyboard template helpt je om je verhaal vorm te geven.

storyboard

  • In elk hokje teken je een stukje van het verhaal. Of je plakt er post-its.
  • Vakje 1: Wie is de hoofdrolspeler?
  • Vakje 2: Wat is zijn of haar probleem?
  • Vakje 3: Wat is daarvan de oorzaak?
  • Vakje 4: Wat is de oplossing?
  • Vakje 5: Hoe werkt de oplossing?
  • Vakje 6: Wat is het eindresultaat?
  • Daarna presenteer of schrijf je het verhaal uit.

Zoals je ziet zijn de templates niet ingewikkeld. Je kan ze zelf ontwerpen, zodat je elke meeting kan vormgeven.

9 stappen voor het ontwerpen van een visual template

Hoewel een template er vaak eenvoudig uitziet, is het ontwerpen wel een uitdaging. Het belangrijkste is dat je begint bij de inhoud en niet bij de vorm. Denk dus goed na over het doel van je bijeenkomst en het gewenste resultaat. In de volgende 9 stappen ontwerp je een template.

1. Start
Denk na over het grotere plaatje van de bijeenkomst. De meeting is altijd onderdeel van een groter proces. Wat is er gebeurt voor de meeting? En wat gaat erna gebeuren? Bepaal het grotere plaatje.

2. Doel
Wat is het doel van de meeting? En het doel van de template? Wat wil je te weten komen of doen? Als een template geen toegevoegde waarde heeft: zet hem dan niet in. Bepaal het doel van meeting en houd dat vast als koers.

3. Content first
Maak een lijstje van essentiële zaken die besproken of bedacht moeten worden tijdens de meeting. Gebruik daarvoor 1 woord per item. Maak daar een opsomming van. Dit zijn de hoofdzaken die terugkomen in de template.

4. Design
Nu ga je pas tekenen. Waarschijnlijk heb je al een paar ideeën: teken die gelijk op. Ga daarna nadenken over metaforen en gebruik bestaande templates als inspiratie. Maak zeker 10 verschillende varianten en selecteer daar de 3 beste uit.

5. Verwijderen
Less is more. Wat kun je weg laten? Hoe minder afleiding op de template, hoe beter. De meeste templates zijn dan ook vrij basic, want de inhoud bepaal je samen met de groep. Dat doe je door de juiste vragen te stellen en door de werkvorm. Niet door de visual zelf.

6. Concept
Teken de top 3 tekening opnieuw, maar dan alleen met de must-have elementen. Zo ontwerp je drie varianten die testklaar zijn. Kies de beste uit en bedenk een simpel stappenplan voor het invullen, in de vorm van vragen of een werkvorm.

7. Test
Nu ga je de visual template testen. Want werkt het wel? Dat wil je weten. Vul hem in met een testgroep en kom erachter of het werkt.

8. Verfijnen 
Vervolgens pas je de template aan op basis van de testresultaten. Wat werkte er wel? Wat kan er beter? En zo ontwikkel je de versie om te gebruiken.

9. Klaar: om in te zetten. Hang hem op in de zaal en ga aan de slag met de groep. Waarschijnlijk ontdek je nog meer verbeterpunten. Pas die aan, misschien zelfs on the go en anders na de bijeenkomst.

En zo heb jij straks je eerste visual template.

Meer inspiratie en voorbeelden?

covers

Kijk eens op Google onder afbeeldingen, bij de zoekterm: Visual Methaphors. Of lees het boek van Bas How to design visual templates and 99 examples. Met daarin 99 voorbeelden en het uitgeschreven proces om templates te ontwerpen (alleen te downloaden via Amazon Kindle).

Met Visual templates maak je meetings effectiever & leuker

Meetings veranderen je met visual templates. Je creëert extra denkkracht en ruimte voor nieuwe ideeën. Dat is de nummer één reden om visual templates te gebruiken. Daarnaast is er nog een bonus. In de template komt de structuur van de meeting terug, dus het is tegelijkertijd je draaiboek. Dat scheelt dus weer onthouden en spieken.

Kortom: aan de slag!

Pak je pen en papier.

En ontwerp je eerste visual template.

 

Visuele toolbox (gratis download)

Wil je ook visueel aan de slag? Doe mee aan de visuele revolutie en download onze visuele toolbox met daarin een:

Download
  • E-boek over effectief vergaderen met tekenen.
  • Visual basics handout
  • Visual templates voor projecten

Discussion