Planning board – Visuele tool


Geschreven op 09-09-2013 in categorie Toolbox, Weblog

Als ondernemer heb je de taak om projecten en taken gedaan te krijgen en dus de taak om alles te plannen. Dat betekent een constante stroom van projecten, taken en doelen. Hoe zorg je dat je in actie blijft? Hoe zorg je dat je blijft ‘doen’?

Dat doe je met een planning. Dat klinkt heel saai, ik weet het, maar het werkt wel. Er zijn echter wat problemen met planningen:

1) Planningen vertellen nooit de waarheid, niemand heeft een glazen bol.
2) Planningen maken kost soms meer tijd dan het oplevert.
3) Planningen kijken alleen naar wat er nog gedaan moet worden en niet naar wat er gedaan is.

planboard-volDat kan ook anders, toch? Laten we het eens leuk en simpel maken, laten we ons richten op de korte termijn planning met een focus op vooruitgang. Tijd om plannen snel en simpel te maken met het snelle Planning Board

Wat is het?

Het Planning board is de meest simpele planningsmethode gebaseerd op het Scrum board uit de Scrum ontwikkelingsmethode. Dit Scrum board als takenbord kwam ik toevallig tegen in het kantoor van Mike Verbruggen. Na wat testen heb ik het aangevuld met wat belangrijke elementen. De planning hangt nu als flip-over vel in mijn kantoor en vormt de rode draad van mijn acties en projecten.

Het doel van het bord is:

  • Op een simpele manier overzicht creëren.
  • Vooruitgang zichtbaar maken.
  • Rust in mijn hoofd maken door taken op papier te zetten.
  • Samenwerken aan een project simpel te maken.

Wat heb je nodig?

Het Planning Board is een fysiek vel of whiteboard, waarop je met Post-its een planning gaat maken. Wat je daarvoor nodig hebt zijn:

  • Flip-over vel of Whiteboard
  • Post-its
  • Stiften

Het board bestaat uit drie kolommen.

  • 1. Taken
  • 2. Taken in actie
  • 3. Taken klaar

planboard-leeg

Het is de bedoeling dat je taken gaat plaatsen in de kolom waar ze horen. Hierdoor heeft elke taak een simpele status: Taak, In actie of Klaar. Meer is er niet te plannen rondom taken.

Daarnaast zie je een onderscheid in taken tussen belangrijk en minder belangrijk. Hierdoor is er een verdeling te maken in urgentie, zodat de aandacht naar de juiste taken gaat.

Ook zie je zeven dagen staan, onderaan het bord. Hierop kun je afspraken weergeven voor de komende week. Iets wat voor mij ontbrak op het normale Scrum board.

Aantal betrokkenen?

1-10 betrokkenen, afhankelijk van het project.

Tijdsduur?

Het board heeft geen specifieke tijdsduur, omdat het een constante rol speelt in het projectwerk. Je bent constant bezig met het verplaatsen van Post-its. Dat kost een paar seconden per keer.

Toepassing?

1. Schrijf alle openstaande taken op Post-its. Eén taak per Post-it. Je kunt als ondernemer alle taken opschrijven die je wilt doen, maar je kunt het bord ook specifiek voor één project gebruiken.

2. Plak de Post-its met taken in de kolom ‘Taken’.

3. Wanneer je alle taken hebt opgeschreven ga je aan de slag. Je pakt een Post-it met de taak die je gaat doen en plakt deze in de kolom ‘In actie’. Als je werkt met een team van mensen, schrijf dan ook je naam op de Post-it. Zo weet iedereen wat je aan het doen bent.

4. Wanneer de taak is uitgevoerd verplaats je de Post-it naar de kolom ‘Klaar’ en ga je door naar de volgende taak. Die plak je natuurlijk weer in de kolom ‘In actie’. Klein detail: vergeet niet te vieren dat de taak is afgerond!

5. Afspraken voor komende week schrijf je ook op een Post-it en plak je in dagenvakjes eronder. Meetings en afspraken met de klant zijn dan ook gelijk zichtbaar. Als je met meer mensen werkt, dan kun je deze vakjes groter maken.

Dit is mijn Planning Board voor deze week. Ga ook testen en stuur mij feedback, zodat we samen een nieuwe completere versie kunnen uitwerken.

planboard-vol

Tips

  • Noteer taken altijd als actie, bijvoorbeeld: Contact openemen met Gerrit I.p.v. Gerrits Winkelproject.
  • Werk 1 a 2x per week alle acties bij. Check je mailbox, telefoon, post en haal alle acties uit de communicatie, schrijf en plak ze op.
  • Doe taken die minder dan 5 minuten in beslag nemen DIRECT!
  • Laat afgeronde taken een tijdje hangen. Soms komen ze weer terug en soms is het fijn om te zien hoe productief je bent.

Tweaks

  • Als je het bord voor je alleen hebt, dan kun je ook een beetje tweaken. Zelf hang ik altijd de taken die ik vandaag wil doen in de ‘In actie’ kolom. Dan hoef ik namelijk niet meer zo te zoeken naar mijn taken.

Visuele toolbox (gratis download)

Wil je ook visueel aan de slag? Doe mee aan de visuele revolutie en download onze visuele toolbox met daarin een:

Download
  • E-boek over effectief vergaderen met tekenen.
  • Visual basics handout
  • Visual templates voor projecten

1 Comment


Wendy Rundberg


Dank, je hebt me geïnspireerd, ga zeker dit bord maken! De onderste ‘dagen vakjes’ laat ik weg, daar heb ik mijn agenda voor denk ik. Vooral de rest van de indeling vind ik reuze handig en helder! 2BContinued!


Discussion