Vergader minder & leuker met deze ene tip


Geschreven op 18-01-2016 in categorie Weblog

Ik loop de vergadering uit en vraag me af, wat deed ik hier? Wat was het doel? Waarom was ik hierbij? Hopelijk mag ik de volgende bijeenkomst overslaan. 

Kriebels, dat krijg ik van vergaderen. Vooral als ze saai en lang zijn. Vooral als mensen veel praten maar weinig zeggen. Vooral als we 30x hetzelfde moeten bespreken. Kan dat niet eens anders?

Ja dat kan. En daar is een simpele oplossing voor, Tension based meetings. Hierbij staat niet een project centraal, maar de spanning binnen een project / organisatie. Oftewel, wat speelt er nu en wat is er echt belangrijk.

Het doel: Naar de essentie kijken van de meeting, daardoor wordt het waardevol en kort.

Hoe pak je dat aan? 

  • Zorg dat er een flip-over is en een marker.
  • Je maakt geen agenda vooraf, maar juist tijdens de bijeenkomst.
  • Stel de vraag:
    • Wat levert op dit moment spanning, frustratie, onrust op?
    • Waar moeten we beslissingen over nemen?
  • Schrijf in 1 a 2 woorden het thema op.
  • Teken daarbij ook een simpel icoontje.
  • Vraag de groep: Welk onderwerp nemen we als eerste.
  • Laat de persoon de ‘tension’ uitleggen en overleg met elkaar
  • Aan het eind van dit punt vraag je: Welke actie gaat ‘wie’ nu ondernemen. Schrijf dit erbij.
  • Aan het eind van de meeting maak je een foto van de flip-over en deze gebruik je als ‘notulen’ om door te sturen naar de deelnemers.
  • Klaar!

 

Visuele toolbox (gratis download)

Wil je ook visueel aan de slag? Doe mee aan de visuele revolutie en download onze visuele toolbox met daarin een:

Download
  • E-boek over effectief vergaderen met tekenen.
  • Visual basics handout
  • Visual templates voor projecten

Discussion