Snel afgeleid in je online meetings? 5 tips om je hoofd er bij te houden (en dat van anderen)


Geschreven op 09-09-2020 in categorie Weblog

Je zit klaar voor de zoveelste online meeting van je werkdag… en je hebt al je concentratiekruit al in de eerste verschoten. Of: je moet een online sessie begeleiden en een projectidee vertellen, maar je vreest dat de aandachtsspanne van je toehoorders nogal kort is. Wat doe je dan? Je gebruikt de krachtigste tool die je binnen handbereik hebt… Een pen!

Pen en papier zijn powertools. Ook online. Juíst als je veel online werkt. Hoezo? Online werken schept afstand. Je zult extra moeite moeten doen om je aandacht bij dat kleine schermpje te houden, ver weg van het fysieke contact met anderen. En dat hebben andere deelnemers aan de sessie ook! Het is lastig om gefocust te blijven op wat er via je laptop binnenkomt.

Daarom geven we je in dit blog vijf tekentips om jouw aandacht (en die van anderen) vast te houden, zodat je effectiever online samenwerkt en je je boodschap beter voor het voetlicht brengt.

Teken om te focussen

De eerste tip is om te tekenen voor jezelf. Niet vanwege het mooie, of omdat je je tekenkunsten niet durft te tonen aan de buitenwereld. Nee, je tekent om jezelf gefocust te houden. Doodlen. Het gaat er om dat je tijdens het luisteren wat tekens op papier zet. Je luistert naar kernwoorden, en die opschrijft. Met – als je wilt – een symbool er bij. Dat houdt je brein betrokken en maakt dat je beter luistert en onthoudt. Tot 29% meer, is uit onderzoek gebleken!

Of teken om te onthouden

Dat kan door een tekening te maken die gericht is op het samenvatten van wat er wordt gedeeld in je sessie. Visuele notulen. Door mee te tekenen, luisteren, filteren wat het belangrijkste is en dat in woord en beeld samen te vatten, help je jezelf om beter te overzien waar je het met elkaar over hebt (gehad). Het effect van zo’n ‘visual note’ is dat je beter luistert én daarna een visual hebt waarmee je je ook later kunt herinneren waar je het met elkaar over hebt gehad! In dit blog lees je hoe je dat aanpakt.

Visual Notes maken

Maak een visuele agenda om anderen mee te nemen in de sessie

Door je bespreekpunten op een beeldende manier op een vel papier te zetten en te delen in je sessie (bijvoorbeeld via een foto of door ‘m voor de camera te houden), houd je jezelf en anderen ‘bij de les’. Door middel van kleur, iconen of grootte van elementen kun je makkelijker aangeven wat het belang is van de verschillende punten. En daar kun je tijdens je meeting steeds naar teruggrijpen!

Maak je verhaal duidelijker (en memorabel!) met een tekening

Of je nou een proces of een plan uit te leggen hebt in je online sessie: als je dat aan de hand van een tekening doet (een procesplaat of een praatplaat) wordt het geheel in een oogopslag duidelijk(er). Kies daarvoor de belangrijkste elementen uit je proces of je verhaal, en zet die in een passende structuur of volgorde, zodat je aan de hand daarvan je verhaal kunt vertellen. Dat blijft heel wat makkelijker hangen met een tekening – zeker als je die na afloop ook ter herinnering kunt delen met de aanwezigen!

Kom tot resultaten met een visual template

Templates gebruiken in je online sessie? Dat kan! Maar wat is een template nou eigenlijk? Simpel gezegd: een invulsjabloon waarin je a. input vastlegt uit deelnemers. en b. waarmee je ze helpt te begrijpen wat de te doorlopen stappen zijn en hoe ver je in dat proces bent.

Stel, je wilt in een online sessie een evaluatie van een project bespreken. Je bedenkt dat er vier onderwerpen zijn waar je het met elkaar over wilt hebben, en tot slot wilt bepalen welke 3 acties er naar aanleiding van die evaluatie moeten worden genomen.
Je maakt dan een template met verschillende invulvelden, schrijft/tekent de vraag er bij, en plaatst ze in de volgorde waarop je ze gaat bespreken.In de meeting zelf kun je dit sjabloon samen met je gesprekspartners invullen. Je kunt de vragen één voor één stellen en hun antwoorden er op invullen, teruggrijpen op eerdere antwoorden, en laten zien waar je in het gesprek bent. En na afloop kun je template (of een opgeschoonde) versie gebruiken om de resultaten uit je sessie terug te koppelen.

Wil je zien hoe je deze tips kunt toepassen? Meld je dan aan voor onze gratis mini video cursus ‘Tekenen voor Thuiswerkers’.

Visuele toolbox (gratis download)

Wil je ook visueel aan de slag? Doe mee aan de visuele revolutie en download onze visuele toolbox met daarin een:

Download
  • E-boek over effectief vergaderen met tekenen.
  • Visual basics handout
  • Visual templates voor projecten

1 Comment


ro


alvast bedankt


Discussion