Heb je die factuur al betaald? Vraagt ze.
Nee sorry, ik loop een beetje achter.
Wanneer ga je die betalen dan?
Ik hoop aanstaande woensdag. Is dat goed?
Oké.
Ik worstel met de administratie. Want sinds dit najaar zijn we een cooperatie geworden. Dat is niet heel ingewikkeld, maar de processen veranderden. Een andere bankrekening. Facturen sturen naar de coöperatie vanuit mijn eigen bedrijf. Om ze vervolgens weer zelf te betalen. Het voelt als dubbel werk. En die declaraties? Welke zijn voor mezelf en welke voor de coöperatie?
Het overzicht is totaal verdwenen. De taak om declaraties en betalingen uit te voeren voelt als een gigantische klus. Ik heb geen idee waar ik moet beginnen en dus stel ik het maar uit. Totdat ik met mijn neus op de feiten wordt gedrukt en er betalingen gedaan moeten worden. En dus besluit ik om een lijstje te maken met actie die ik moet ondernemen.
Gewoon een opsomming. Bullit points. Je kent ze wel.
Daarna gooi ik ze in een structuur zoals hieronder. Ik teken het hele proces uit, waardoor er een workflow ontstaat die ik begrijp, die ik snap en die mij vooral het gevoel geeft van ‘oké ik kan dit’.
Als ik klaar ben voel ik opluchting in mijn buik. Er is helderheid ontstaan en ik vraag me oprecht af waarom ik die betalingen zo lang heb laten liggen. Want zo ingewikkeld is het nou ook weer niet. Althans, dat blijkt uit de procestekening.
Vanaf nu neem ik mezelf voor om dit soort schema’s te tekenen als een project groot voelt. Als ik een project maar blijf uitstellen. Als ik het overzicht even kwijt ben. Want ja, ik blijf ook gewoon mens en wil graag controle voelen over de dingen die ik doe.
Waar kan jij wel wat helderheid gebruiken? Welk proces zou jij willen tekenen?
