Het einde van het jaar is in zicht. Voor veel van ons is het tijd voor reflectie en vooruitblikken. In twee eerdere blogposts (Visueel jaarplan in 6 stappen en Visueel jaarplan: start met het verleden) heb je kunnen lezen hoe je het komende jaarplan visueel kan maken. We beschreven hoe je de geschiedenis, de context en de sterktes en zwaktes van je organisatie in kaart brengt. In dit laatste blog lees je hoe je stap 4, 5 en 6 zet in het maken van je visuele kompas.
WAAROM DROMEN OVER DE TOEKOMST?
Een visueel kompas vormt het instrument om richting te geven aan de toekomst. Dat werkt vaak beter dan een in beton gegoten jaarplan. Met een kompas pretendeer je namelijk niet de toekomst te kunnen controleren en óók niet dat je geen invloed hebt. Breid de lessen uit het verleden uit met de dromen over de toekomst en kom zo tot een concreet plan. Dat doe je bijvoorbeeld door te dromen over je bedrijf op de cover van een magazine.
STAP 4: JE EIGEN COVER VERHAAL – HOE MAAK JE DAT?
Stel je voor dat er over jouw organisatie een hoofdartikel geplaatst wordt in een magazine. Dat magazine komt eind volgend jaar uit. Met deze informatie start je als groep aan stap 4. Gebruik het template ‘Cover story’ en volg de volgende stappen. Neem voor het geheel ongeveer anderhalf uur de tijd.
- Teken het template op flipover papier en zorg voor post-its voor de hele groep.
- Hou een ‘successen brainstorm’ – vraag iedereen welke successen zij als organisatie het komende jaar willen behalen. Schrijf dit op post-its, hang het op het template en leg aan de anderen uit wat je hebt opgeschreven.
- Cluster soortgelijke successen.
- Maak een verdiepingsslag door iedereen te vragen de quotes op te schrijven waarvan je hoopt dat ze in het artikel staan. Van wie is de quote? Wat wordt er in gezegd?
- Lukt het om met deze informatie een aantal koppen te bedenken voor de artikelen? Schrijf ze wederom op post-its. Welk plaatje hoort hierbij? Teken het!
- In een magazine is vaak extra informatie opgenomen in de kantlijn. Welke informatie is dit? Beschrijf ook dit op post-its en leg het aan elkaar uit. Welk plaatje hoort hierbij? Teken het weer.
- Het laatste vak is de cover zelf. Filter uit alles wat je al hebt de belangrijkste dingen en maak daarvan de koppen die je op de voorpagina wilt zien.
Hoe was dit om te doen?
Als dit gelukt is, dan is het tijd om te bedenken wat je moet doen om deze verhalen waar te maken.
STAP 5: ÉÉN JAAR EN 5 GROTE STAPPEN
Als het goed is, dan is het bedenken van de grote stappen voor het komende jaar nu bijna vanzelfsprekend. Heb je net zoals wij het afgelopen jaar het idee om een nieuwe online cursus te maken? Dan volgt logischerwijs de mijlpaal: ‘we hebben een nieuwe online cursus’.
Hou voor deze stap zicht op de koppen van je covermagazine. Hang het template ‘Plan’ op. Beschrijf vervolgens welke vijf grote stappen er nodig zijn om zo dicht mogelijk bij het bereiken van deze mooie dingen te komen. Het is belangrijk de stap te formuleren als mijlpaal. Zo werk je naar een concreet punt toe.
Deze stap kan je plenair doen, want er komen geen hele nieuwe ideeën naar voren. Doe gezamenlijk de check op de projecten die al lopen. Wellicht dat deze input bieden voor het komende jaar of dat je bewust kiest om met projecten te stoppen die niet passen bij de vernieuwde koers.
Vanaf hier is nog maar één stap te zetten in het maken van je visuele kompas.
STAP 6 – DE LAATSTE STAP – 5 GROTE-STAPPEN-PLANNEN
Per grote stap maak je nu een plan. De neiging is vaak dit heel uitgebreid te doen. Probeer hier details te voorkomen en alleen de stappen op hoofdlijnen te benoemen
Gebruik het template ‘Plan’ en ga als volgt te werk:
- Maak van de 5 grote stappen post-its. Deze vormen de doelen in het template.
- Neem per doel vijf minuten om per persoon post-its te maken. Schrijf op deze post-its: welke mijlpalen kent het behalen van de grote stap? Wie zijn er nodig voor dit doel? Wat zijn de uitdagingen in het behalen van dit doel? En wat gaat helpen / gaan de succesfactoren vormen in het behalen van het doel?
- Laat iedereen zijn post-its op het template hangen en uitleggen wat hij bedacht heeft. Kom vervolgens tot een clustering van post-its, kies voor een aanpak en maak er een sluitend plan van.
Ben je zover gekomen? Fijn! Je kan er als laatste slag voor kiezen nog een visual te maken van het geheel. Hiermee heb je je visuele kompas op één vel papier en heb je direct een communicatiemiddel om je koers aan anderen uit te leggen.
En nu? Aan de slag. Maak je jaarplan visueel. Start met template 1, zie als groep dat het werkt en werk vervolgens ook de andere templates uit.
Deze aanpak is gebaseerd op de aanpak die David Sibbet beschrijft in zijn boek Visual Leaders.
