In een eerder blogartikel las je over de zes stappen om je jaarplan visueel te maken. Daarin gaan we niet uit van een jaarplan, maar een kompas. Het geeft namelijk koers, terwijl er van alles kan gebeuren. In dit artikel verdiepen we stap 1, 2 en 3. We staan stil bij het verleden tot het heden.
WAAROM STILSTAAN BIJ HET VERLEDEN?
Als je weet waar je vandaan komt en wat je gevormd heeft, dan kan je daar van leren. Natuurlijk is het fijn om te brainstormen over de toekomst. Maar een toekomst kan alleen bestaan bij de gratie van een verleden. Waar je vandaan komt en welke lessen je daaruit kan trekken zijn van onschatbare waarde.
STAP 1 – HOE KIJK JE SAMEN NAAR HET VERLEDEN?
Door een tijdlijn te vullen met sleutelelementen. Daarvoor maak je gebruik van de ‘geschiedenis template’.
Samen ga je het volgende proces door.
- Geef iedereen een stapeltje post-its en zorg voor stiften.
- Bepaal hoever je wilt terugkijken. Bijvoorbeeld vijf of tien jaar.
- Vervolgens vraag je of iedereen de drie belangrijkste doelen of resultaten wilt opschrijven die in die periode zijn behaald.
- Neem hiervoor maximaal 5 minuten.
- Vervolgens hangt iedereen één voor één zijn post-its op de tijdlijn van het template.
- Iedereen vertelt wat hij geschreven heeft. De rest luistert.
Doe hetzelfde voor de onderdelen: projecten/strategieën, evenementen, mensen en producten/diensten.
Kijk tot slot gezamenlijk naar alles wat er op het template hangt en bespreek wat de drie belangrijkste lessen zijn geweest. Bij ons is dat bijvoorbeeld: ‘experimenteren moét’ en ‘mislukken is ok’.
Is dit gelukt?
Dan wordt het tijd voor de volgende stap: het heden.
STAP 2 – BRENG HET HEDEN IN KAART
Wat gebeurt er in de wereld? Welke trends spelen er? Welke vragen en behoeften spelen er? Om een goed beeld te krijgen van je bedrijf breng je de huidige context in beeld. Dat doe je met de ‘context template’. Dat zie er zo uit:
Loop de volgende stappen met elkaar door:
- Werk net als in het eerste template met post-its en maximaal vijf minuten per vraag.
- Vraag iedereen om de trends en ontwikkelingen die relevant zijn op de schrijven. Dit mag op macroniveau, maar ook dichter bij huis.
- Hang de post-its op het template en laat iedereen vertellen wat hij ophangt.
- Vervolgens beantwoord je op dezelfde manier ook de vragen: welke politieke factoren spelen een rol? Welke technologische ontwikkelingen zijn belangrijk? Welke economische ontwikkelingen?
- Vergeet ook niet om in beeld te brengen wat je ziet in de ontwikkeling van vragen van je klanten.
Heb je dat in beeld? Dan ontdek je al verhaallijnen, door met de groep écht stil te staan bij de huidige situatie. Er ontstaat samenhang, wat een goede basis creëert voor een SWOT analyse.
STAP 3 – EEN VISUELE SWOT
Bah. Een SWOT analyse, waarom?
Omdat het een krachtig middel is om de gevaren en kansen van het heden te zien. Met elkaar. Dat zorgt nu eenmaal voor inhoud en draagvlak. En om de SWOT tot leven te laten komen maken we hem visueel. Dat ziet er zo uit:
- Hang een getekend grid op de muur met daarop: sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen.
- Vul deze in net zoals in voorgaande stappen. Maximaal vijf minuten voor elke individuele brainstorm.
- Zorg ervoor dat je bij kansen en bedreigingen kijkt naar de buitenwereld. Welke mogelijkheden liggen daar? Welke bedreigingen komen daar vandaan?
- Zorg vervolgens dat je bij sterktes en zwaktes naar de interne organisatie kijkt. Waar liggen jullie krachten en zwakheden?
Pak als je klaar ben een flip-overvel per thema. Hang aan de linkerkant alle post-its onder elkaar en bespreek met elkaar wat voor actie je kan ondernemen. Schrijf dit vervolgens aan de rechterkant op. Want een SWOT is alleen waardevol als je vervolgens iets doet met de inhoud.
Dan ben je klaar met de 3 stappen. Je hebt dan het verleden en heden bekeken. Je hebt zelfs al samen bepaalt wat je kan doen.
EN WAT IS DE VOLGENDE STAP?
Naar de toekomst kijken en een plan bedenken. Daar gaat de volgende blogpost over.
Deze aanpak is gebaseerd op de aanpak die David Sibbet beschrijft in zijn boek Visual Leaders.
