We dénken vaak dat we weten wat belangrijk is… Maar is dat ook echt zo? En weet je team ook wat belangrijk is, wat prioriteit heeft? Onze ervaring is dat het pas écht duidelijk wordt op het moment dat het zichtbaar is. Het lijstje in ons hoofd wil nogal eens vergeten worden, of wijzigen. En hoe maak je een ander duidelijk waar je (gedeelde) prioriteiten liggen?
Bij de Betekenaar gebruiken we daar een visuele werkvorm voor: zo maken we onze eigen én de gedeelde prioriteiten zichtbaar. Neem een flipover (of whiteboard) wat stiften en post-its.
Zet er een groot kruis in om het in 4 kwadranten te verdelen. Zet op één as ‘Veel – weinig tijd’, en op de andere ‘lage – hoge impact’. Of kies andere voor jou belangrijke parameters (geld, mankracht, energie, urgentie…) als het gaat om prioriteiten stellen in je team.
Laat iedereen alle projecten en/of taken op post-its schrijven. Eén project per velletje. Doe dat voor zowel gezamenlijke als voor individuele projecten. Teken er een symbool of icoon bij wat voor dat project staat.
Heeft iedereen alles opgeschreven/opgetekend? Laat ieder teamlid om de beurt zijn/haar post-its plakken op het grote vel, in het kwadrant waar dat project zou passen. Geef in deze fase nog geen commentaar, en stel nog geen vragen.
Vraag als alles is opgeplakt aan de groep wat ze hieruit concluderen. Wat valt op? Wat kan anders? Wat kan slimmer? Moet er geschrapt of aangevuld worden? Is alles wel zo belangrijk als gedacht? Wat zou een ‘betere’ verdeling zijn? Wat moet er dan gebeuren? Neem hiervoor de tijd, dit is de fase waarin duidelijk wordt wat men belangrijk vind en waarin keuzes worden gemaakt. Zorg dat iedereen ‘gehoord’ wordt.
Ga vervolgens als groep de prioriteiten bepalen, bijvoorbeeld door te ‘stipstemmen’ (geef iedereen maximaal 5 stickers die ze op de voor hen belangrijke projecten/taken plakken). Of bepaal zelf de prioriteiten, als dat nodig is. Hang het overzicht ergens waar het door je team gezien wordt, als herinnering aan een gezamenlijk proces en afspraak.
Bepaal ook wat je niet (meer) gaat doen, of wat je voorlopig in de ijskast zet.
Heb je een voortgangsmeeting? Bespreek dan eerst de taken/projecten die prioriteit hebben (gekregen).
Succes!
* Dit is één van de 16 werkvormen uit ons gratis te downloaden e-book ‘Tekenen met je team’. Zestien manieren om elkaar beter en sneller te begrijpen, en slimmer samen te werken.
