Een jaarplan dat werkt? Maak het visueel!

Heb je (nog) geen jaarplan gemaakt? Of wil je het jaarplan wat je maanden geleden schreef effectiever en inspirerender maken? Dat kan, op een visuele manier!

Maak je een jaarplan ‘omdat het moet’? SMART geformuleerd, strak omschreven, met duidelijke projecten, mijlpalen en deadlines, onderverdeeld in primair en secundair proces en het liefst met een beetje ’body’ want je wil niet de indruk wekken dat je team of afdeling duimen zit te draaien…?

In de praktijk verdwijnen de meeste jaarplannen in een lade, om alleen tevoorschijn te komen als het jaarplan van het jaar daarna wordt gemaakt.
Je kunt het anders aanpakken, zodat het in plaats van verspilde moeite juist een drijvende kracht wordt achter wat je komend jaar wilt bereiken. Een jaarplan dat écht werkt, op een manier die het makkelijker maakt om heldere keuzes te maken en vooral te werken aan belangrijke dingen.

Hieronder laten we je kennismaken met het stappenplan van onze visuele jaarplanmethode.

Maak het zichtbaar

De grootste valkuil: het jaarplan vullen met dingen waar je geen gevoel of beeld bij hebt – en je team al helemaal niet. De oplossing: met elkaar om tafel gaan om het op te stellen, op een andere manier dan je gewend bent. Niet door eindeloos te praten en te polderen, maar door in beeld te brengen wat iedereen het komende jaar denkt te doen, bij te dragen, belangrijk vindt.

Hang een flipovervel op, en schrijf bovenaan wat je missie en visie is. Waar sta je voor, en waar ga je voor? Dat maakt het straks makkelijker om te kiezen voor projecten die echt bijdragen aan je missie en die passen bij je visie.
Heb je een lange termijn strategie geformuleerd voor jouw organisatie of team? Schrijf die er in een paar kernwoorden onder.

Plak er een tweede flipovervel naast en houd een stille brainstorm.
Laat alle deelnemers in 5 tot 10 minuten al hun ideeën over projecten, mijlpalen, doelen of resultaten op losse post-its schrijven (of tekenen, want dat kan iedereen). Alles mag, niets is gek. Nodig iedereen uit om zijn post-its te plakken op het flipovervel en kort hardop te zeggen wat er op staat. In deze fase is er geen discussie, geen ja-maar, geen aanvullingen of onderbrekingen. Hebben meerdere mensen hetzelfde idee? Laat ze dan toch de post-it plakken.
Als iedereen klaar is met plakken en benoemen, laat dan de groep met elkaar de post-its groeperen: naar thema, onderwerp, soort project. Is de groep te groot? Wijs dan een paar mensen aan of groepeer het dan zelf. Met deze stap ontstaat een overzichtelijker geheel, en heb je in beeld waar veel mensen ‘iets van vinden’.

Beperk jezelf – minder is meer

Valkuil nummer 2: zoveel projecten en doelstellingen in je jaarplan opnemen dat
a. het onmogelijk allemaal te realiseren is
b. je al ontmoedigd raakt voor het jaar begint

Als je de eerste stap hebt doorlopen, heb je een overzicht van allerlei zaken die in je jaarplan zouden kunnen staan. Nu komt het aan op kiezen en focussen.
In deze stap ga je een top 3 van projecten en resultaten benoemen die je écht wilt behalen.

Begin eerst te bepalen waar je team zich op zou willen richten. Dat doe je door te ‘stipstemmen’. Geef iedere deelnemer drie stipstickers en nodig ze uit om die te plakken bij de post its van hun persoonlijke top 3. Welke drie zaken zien zij als essentieel voor het komende jaar? Als iedereen gestemd heeft, is zichtbaar wat men het belangrijkste vindt.

Orden nu de post-its van ‘meest op gestemd’ naar ‘minst op gestemd’. Bespreek met de groep of dit is wat er komend jaar zou moeten gebeuren. Dragen deze projecten/resultaten bij aan de missie en de visie? Zijn ze ‘SMARTI’ (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden en inspirerend) geformuleerd? Wanneer weet je of het ‘behaald’ is? Wie zijn er bij betrokken? Als de groep groot is (meer dan 10 personen): verdeel de groep in drieën en laat per groep één project/resultaat SMARTI formuleren. Wat is er gelukt als het gelukt is? Hoe ziet het er uit? Wanneer is het klaar? En wie houden zich er mee bezig?

Plak de top drie op de eerste flip over, onder je missie en visie. Laat daaronder ruimte om te schrijven, of met post-its aan te geven wat de deelprojecten, eerstvolgende activiteiten en/of mijlpalen zijn.
Zijn er meerdere projecten die je zou willen aanpakken, naast de top 3? Trek dan een lijn onder de top 3 projecten en zet er boven ‘Nice to have/do’.

Resultaat: een jaarplan van één flipoverblad, waar iedereen aan bijgedragen heeft en wat op draagvlak kan rekenen. Een jaarplan dat je in een algemene ruimte zou kunnen hangen, en dat je keer op keer kunt gebruiken als anker én motor voor je werk. Dat doe je met de volgende stap.

Kijk er op terug – en niet alleen aan het eind van het jaar

In de eerste stappen heb je je koers en je doelen bepaald. Nu is het zaak om op koers te blijven. De derde valkuil is te denken dat iedereen nu wel weet wat hem of haar te doen staat, en dat we over kunnen tot de waan van de dag…

Start elke maand met een staande meeting, bij je opgehangen jaarplan. Bespreek de voortgang per project/resultaat. Wat is er behaald? Vink af wat er is gerealiseerd en vier de successen. Wees trots op de voortgang: het harde werk is nu zichtbaar en dat mag gevierd worden!
Bespreek wat iedereen de komende maand gaat doen, de verwachte knelpunten en vraag iedereen wat ze van wie nodig hebben. Zet nieuwe inzichten / taken / deelprojecten en mijlpalen er bij, want zo zorg je dat je jaarplan een levend(ig) en up to date document blijft.

(Jaar)Plan ze!

Liever met hulp doen? Bij de Betekenaar begeleiden we sessies met teams en organisaties op een visuele manier. Omdat je zo sneller tot de kern komt en beter met elkaar kunt communiceren en samenwerken.