Visuele brainstorm met grote groepen
Stel: in deze snel veranderende wereld wil je als bedrijf een nieuwe merkslogan neerzetten. Eén die klanten duidelijk maakt wat je voor ze wilt betekenen. Alleen: het zijn je medewerkers die er invulling aan moeten geven, die de slogan door hun gedachten en gedrag betekenis geven. Hoe zorg je dat medewerkers je nieuwe slogan omarmen en uitdragen? En hoe weet je wat je intern nog te doen staat om dat mogelijk te maken?
Ons recept: maak het zichtbaar! In een mega-brainstorm die je vervolgens in een visual samenvat.
Bij DLL – een partner in financiële oplossingen – hebben ze dat groots aangepakt. Dat kan niet anders, als je organisatie uit honderden mensen bestaat. De Betekenaar heeft, samen met proces illustrator André Weenink, een visuele brainstorm begeleid voor 200 medewerkers. De opbrengst van de brainstorm hebben we vervolgens samengevat in een grote visual van 3 bij 1 meter.
Het doel was om medewerkers met elkaar te laten delen welke betekenis de nieuwe merkslogan “See what counts” voor hen heeft. Om ze met elkaar in gesprek te laten gaan, en vervolgens een gedeeld beeld op te bouwen van het resultaat. Hier zie je een korte timelapse video van het tekenen van de grote visual.
In deze blog leggen we je stap voor stap uit hoe je zelf een groep mensen betrekt bij het invullen en uitdrukken van hun gedachten over een onderwerp – of dat nou een merkslogan of een nieuwe dienst is. Het recept voor een succesvolle mega-brainstorm:
Stap 1: Bepaal je vertrekpunt
Wat wil je visualiseren, onderzoeken, zichtbaar maken? Een merkslogan, visie, missie of strategie? Wat is het doel van het visualiseren: wil je zichtbaar hebben waar er nog ‘werk aan de winkel’ is? Of er tegenstellingen zijn? Wat voor toekomstbeeld je medewerkers hebben? Als je je uitgangspunt, doel en gewenst resultaat helder formuleert, is de kans op een succesvolle brainstorm een stuk groter. Ga er samen met je team een middag voor zitten. Hang drie flipovervellen op met ‘onderwerp’, ‘doel’ en ‘gewenst resultaat’. Inventariseer met een stille brainstorm wat de individuele gedachten hierover zijn, en ga daarna met elkaar in gesprek over de verschillende ideeën tot er een gezamenlijk en gedeeld vertrekpunt is. Dan kun je ook de krachtige vraag formuleren waar je de groepen medewerkers visueel over wilt laten brainstormen.
Stap 2: Visuele brainstorm met medewerkers
Nu is het tijd om te oogsten: de (honderden) medewerkers zijn aan de beurt om input te leveren. Laat de medewerkers in groepen van 10 à 12 personen kort brainstormen over het beeld dat ze hebben bij bijvoorbeeld de nieuwe merkslogan. Zet de krachtige vraag boven een groot vel papier. Laat de groep hardop uitspreken wat ze in gedachten hebben, en laat dat ‘tekenen’. Dat kunnen ze zelf, of je wijst per groep een ‘visueel verslaglegger’ aan.
Bij DLL hebben we in twee rondes van elk een half uur in totaal circa 200 mensen laten brainstormen. Per ronde werden de circa 100 mensen verdeeld over 8 groepen. Iedere groep had circa 15 minuten brainstormtijd, onder leiding van een visueel facilitator. Deze tekende direct de opbrengst van de brainstorm mee op flip over.
Zo kun je in een half uur tijd gemakkelijk 80 tot 100 mensen laten brainstormen over bijvoorbeeld een nieuwe merkslogan. Heeft jouw bedrijf meer medewerkers? Dan kun je de brainstorm in meerdere rondes doen of meerdere visueel facilitatoren inschakelen.
Stap 3: Uitwerken brainstorm op een grote visual
Na afloop van de visuele brainstorm is het tijd voor de uitwerking. Vertaal alle input naar één beeld. Dat kan in de vorm van een metafoor zijn, of een puzzel waar alle input als stukjes bij elkaar passen. Doe dat bij voorkeur zo snel mogelijk na het verzamelen van de input. Wat ook belangrijk is: zorg dat het eindresultaat – de visual – getoond wordt aan de aanwezigen, zodat ze kunnen zien wat er met hun input is gebeurd. Als dat (veel) later gebeurt, voelen ze zich minder bij het eindresultaat betrokken.
Bij de bijeenkomst van DLL zijn wij gedurende het diner als een razende Roeland aan de slag gegaan met het verzamelen en ordenen van de resultaten van de brainstorm. Aan de hand hiervan kwam een metafoor uit, die we hebben uitgewerkt en getekend op groot papier. Omdat de medewerkers de tekening uiteindelijk niet hebben zien ontstaan, hebben we tijdens het uitwerken een timelapse filmpje gemaakt, die later vertoond en verspreid is onder alle medewerkers. Je kunt het filmpje hieronder bekijken.
Stap 4: Een nieuw vertrekpunt
Is de visual een eindresultaat? Als je stap 1 goed hebt doordacht, niet. Het is een beginpunt van een nieuwe cyclus: één waarin je de visual gebruikt voor de volgende stap. Voor je interne communicatie, een vervolgplan, een communicatiemiddel om te illustreren waar je mee bezig bent, een middel om de dialoog verder aan te gaan.
En DLL? Om de merkslogan levend te houden, heeft DLL de visual een mooie plek in hun kantoor gegeven en is de time lapse op groot scherm aan alle medewerkers getoond.
